Palabras clave

Nomina eletronica, empleados, seguridad social, provisiones

Resumen

La nómina electrónica es la obligación legal en Colombia para los empleadores de generar y transmitir digitalmente la información de los pagos realizados a sus empleados. Este proceso estandarizado busca modernizar la gestión de la nómina y facilitar la fiscalización por parte de la DIAN

Contenido 

1. ¿ Que es la nomina electronica ?

2. Requisitos para emitir la nomina electronica

3. Novedades en la nomina electronica

4. Consideraciones clave 

Desarrollo de contenido

1. ¿ Que es la nomina electronica ?

La nómina electrónica es el documento digital que soporta los pagos realizados a los empleados, pensionados y aprendices en etapa productiva. Debe ser generada, validada y transmitida electrónicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas.

2. Requisitos para emitir la nomina electronica

Antes de emitir la nómina electrónica, el empleador debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar registrado como facturador electrónico ante la DIAN, incluso si su actividad principal no es la venta de bienes o servicios.
• Contar con un software que contenga la nómina y que cumpla con las especificaciones técnicas de la DIAN para la generación del archivo XML.
• Poseer un certificado digital vigente para firmar electrónicamente los archivos de nómina electrónica.
• Estar al tanto de la Resolución DIAN que establece los requisitos, plazos y especificaciones técnicas para la nómina electrónica.

3. Novedades en la nomina electronica

Además de la nómina periódica, los empleadores deben reportar las novedades que afecten los pagos a sus empleados, como:

• Incapacidades
• Vacaciones
• Retiros
• Licencias ( remuneradas y no remuneradas)
• Variaciones en el salario
• Otros pagos o deducciones no habituales

4. Consideraciones clave 

Plazos: Es fundamental cumplir con los plazos establecidos por la DIAN para la transmisión de la nómina electrónica, que varían según el número de empleados del empleador.

Especificaciones tecnicas: Es crucial asegurarse de que el software de nómina y el proceso de generación del archivo XML cumplan estrictamente con las especificaciones técnicas definidas por la DIAN

Sanciones: El incumplimiento de la obligación de emitir nómina electrónica puede acarrear sanciones económicas por parte de la DIAN.

Escenario

Imagina que eres el auxiliar administrativo de Ana SHop con 15 empleados en Colombia. Ya te registraste como facturador electrónico y contrataste un software para la emisión de nómina electrónica. Cada mes, debes generar la nómina de tus empleados y transmitirla a la DIAN.

Desarrollo de escenario

1. Dirigete al menu "terceros" y elige la opcion "nomina electronica".
2. Dale clic a "nuevo"
3. Seleecion ale mes y año generar y das en "guardar"
4. Una vez generada le vas a dar en "validar" hasta que todos salgan enviado( ver gif adjunto)

Nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte a aprovechar al máximo todas las herramientas. 

¡Contáctanos cuando lo requieras y mejora tu experiencia con Bittal!