Palabras clave
Provision, prestaciones sociales, seguridad social, nomina electronica, DIAN, empleados
Resumen
El reporte de la provisión de seguridad social y otras prestaciones sociales en el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSPNE) es un tema que ha generado diversas interpretaciones. La clave reside en cuándo se considera el gasto para efectos fiscales.
El objetivo principal del DSPNE es ser el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta del empleador.La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha aclarado que, para evitar la duplicidad de la deducción, el reporte debe hacerse con base en el pago o abono en cuenta efectivo al trabajador o el devengo del gasto deducible, lo que ocurra primero.
En la práctica, la provisión (el registro contable mensual) de prestaciones como cesantías, primas o vacaciones, no debe reportarse en el XML del DSPNE de forma mensual como un valor que suma o resta al pago del empleado, sino al momento en que el pago o abono en cuenta se realiza efectivamente o el gasto se consolida como deducible.
Tener en cuenta para reportar la seguridad social y prestaciones sociales
Estos valores se devengan y deducen mensualmente al liquidar y pagar la nómina. Se incluyen como deducciones que se le realizan al empleado y como gastos que asume el empleador en el DSPNE del periodo correspondiente a ese pago de nómina.
No se reporta la provisión mensual contable. La DIAN indica que las prestaciones deben reportarse en la nomina electronica en el momento del pago efectivo o abono en cuenta al trabajador, no al momento de la simple provisión contable.
Por ejemplo, la Prima de Servicios se provisiona cada mes (8.33% del salario), pero se reporta en la nomina electronica de Junio y Diciembre (o cuando se paga), que es cuando se realiza el pago efectivo al trabajador.
Las Cesantías y los Intereses sobre Cesantías se reportan en los períodos en que se hacen los abonos en cuenta (Cesantías al fondo antes del 14 de febrero e Intereses directamente al empleado en enero), pues es el momento en que surge la obligación y el gasto deducible.